Contrôle des Comptes

• Le  Conseil Syndical

• Chaque Copropriétaire individuellement

Quand contrôler :

• Le Conseil Syndical au moins une fois par an après la clôture des comptes de l'exercice, le faire chaque semestre ou chaque trimestre ( charges impayées ) peut permettre de rectifier la situation en cas de problème

• Chaque Copropriétaire peut demander au Syndic la consultation des comptes et des factures entre la date de convocation de l'AG et la date de tenue de l'AG

• L'Assemblée générale doit fixer ( résolution ) la méthode de mise à disposition des pièces comptables au Syndicat des Copropriétaires

• Le Conseil Syndical peut demander au Syndic de mettre à sa disposition dans l'extranet de la copropriété, le grand livre actualisé tous les mois, ainsi que les factures

Où contrôler :

• Chez le Syndic

• Sur l'extranet de la copropriété

Quoi contrôler :

• La mise en place des règles comptables (Arrêté du 14 mars 2005), sauf pour les petites Copropriétés de moins de cinq lots principaux et de budget inférieur à 15000 euros pendant trois exercices ( selon la loi du 13 juillet 2006 )

L'exécution des travaux votés en AG :

• Respect des devis ( conformité de la prestation et des prix )

• Conformité de la facture au devis

• Répartition des dépenses aux Copropriétaires

Le contrôle des recettes ( produits ):

• Recouvrement des appels de fonds

• Remboursement des assurances pour les sinistres pris en charge

• Remboursement de la sécurité sociale pour les journées maladies des employés du Syndicat

• Recouvrement des loyers ( relais téléphone, emplacement publicitaire, ...)

• Recouvrement des condamnations et des dommages et intérêts obtenus lors d'une procédure

• Le placement des provisions spéciales pour travaux

Le contrôle des dépenses ( charges ) :

• Chaque ligne de poste budgétaire ( dépense effectuée / budget prévu )

• Les factures constitutives de chaque ligne de poste budgétaire

• L'application des clauses des contrats ( révision de prix, changement de tarification,...)

Le contrôle des comptes de trésorerie :

• Chaque ligne des colonnes débit et crédit de la situation de trésorerie

• L'emploi de la ligne de découvert ou d'emprunt si elle a été votée en AG

L'exécution du plan d'actions défini lors du précédent contrôle :

• Reprendre chaque point et s'assurer de sa bonne exécution

Comment contrôler :

Contrôle des recettes :

• Commencer par le poste le plus important ( en général les appels de fonds )

• Demander la liste des Copropriétaires débiteurs un mois après chaque appel de fonds

• Demander la procédure engagée ( relance, mise en demeure, huissier,...) pour chaque récidiviste

• Attribuer aux membres du Conseil Syndical des interventions personnelles auprès des Copropriétaires concernés

• Décider de l'engagement d'une procédure judiciaire rapide ou au fond

• Pour les autres postes, valider les actions entreprises par le Syndic ou demander lui de les engager

Contrôle des dépenses :

• Analyser chaque ligne budgétaire ( quelque soit sa position [ supérieure, égale ou inférieure au budget ] )

• Vérifier que les dépenses engagées font toutes l'objet d'une autorisation de l'AG ou du Conseil Syndical et d'une facture

• Analyser les factures/ adresse de la copropriété/ commandes/ devis/ contrat d'entretien ou de maintenance

• Vérifier surtout que la prestation facturée correspond à la prestation commandée ou aux clauses du contrat

• Vérifier les augmentations de prix ( clauses d'indexation, prestations non demandées )

Contrôle de la Trésorerie :

• Le contrôle de la « situation comptable » de la trésorerie résulte principalement du travail de contrôle des dépenses et des recettes

• Il convient de demander à voir les derniers relevés bancaires et le résultat du rapprochement comptabilité/banque

Résultats :

• Mise en œuvre du nouveau plan d'actions suite à ce contrôle

• Faire un compte-rendu et le diffuser aux Copropriétaires

Références à la législation :

• Article 26 du Décret 67-223 du 17 Mars 1967