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Voter par correspondance : mode d’emploi

Introduite pas la loi ELAN du 23 novembre 2018, cette nouvelle possibilité de voter en Assemblée Générale (AG) pour les copropriétaires a vu ses contours et ses modalités précisés par divers textes dont une ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 et un arrêté du 2 juillet 2020.

Initialement imaginée pour faciliter la prise de décision en AG (ordonnance ELAN du 30 octobre 2019) et  éviter la dégradation des immeubles gérés sous la forme de la copropriété, cette nouvelle possibilité prend une dimension particulière dans les conditions sanitaires que nous connaissons actuellement. A ce sujet les copropriétaires ne manquent pas de se poser diverses questions auxquelles nous allons tenter de répondre.

 

1 - Le vote par correspondance : facultatif ou obligatoire ?

D’une manière générale le vote par correspondance est une option offerte aux copropriétaires empêchés de participer physiquement à l’AG. Désormais en effet s’offrent à chaque copropriétaire 3 possibilités de s’exprimer en AG :

  • en y participant physiquement et en votant en séance
  • en donnant mandat de le représenter et de voter en ses lieu et place à un mandataire de son choix
  • en votant par correspondance

 

De manière exceptionnelle et jusqu’au 31 janvier 2021, la situation sanitaire et les contraintes qu’elle impose ont conduit le législateur au mois de mai dernier à offrir la possibilité au syndic d’imposer le vote par correspondance à tous les copropriétaires lorsque la tenue d’un AG s’avère impossible en ayant recours aux moyens technologiques actuellement en vigueur.

Par dérogation aux dispositions de l'article 17 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n'est pas possible, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises au seul moyen du vote par correspondance (art. 22-2, ord. n° 2020-595 du 20/05/2020)

 

2 - Le vote par correspondance : comment faire ?

Le syndic quel qu’il soit (professionnel ou non professionnel) recueille désormais de nouvelles obligations :

  • il doit joindre à la convocation à l’AG le formulaire de vote par correspondance tel que fixé par l’arrêté du 2 juillet 2020
  • il doit préalablement à son expédition en renseigner  les colonnes informatives en précisant pour chaque résolution son numéro, son objet et les différentes possibilités de vote offertes au votant (pour, contre ou abstention)
  • il doit inclure dans la feuille de présence outre les informations habituelles concernant chaque copropriétaire (nom, domicile, n° de lot, tantièmes …,) des précisions indiquant le mode de participation à l’AG ( présent ou  représenté, participant par visioconférence ou audioconférence) et la modalité de vote par correspondance avec indication de la date de réception du formulaire par le syndic (décret du 17 mars 1967, art. 14, al. 1 à 4)
  • lors de la rédaction du procès verbal le secrétaire devra pour chaque résolution afficher le résultat du vote, l’identité, l’adresse et le nombre de voix des votants par correspondance.
  • si l’AG ne s’est tenue qu’avec recours exclusif au vote par correspondance le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assurera les missions qui incombent au président de séance : il certifiera donc exacte la feuille de présence et signera le procès-verbal (Ord. n° 2020-595, 20 mai 2020, art. 13, 3°).

 

Le copropriétaire ayant choisi d’utiliser ce mode d’expression devra quant à lui

  • adresser son bulletin au syndic correctement renseigné au moins 3 jours francs avant la tenue de l’AG. Le texte ne précisant pas le mode d'acheminement postal (lettre ordinaire ou recommandée) il sera judicieux de préférer le courrier recommandé avec accusé de réception

     A savoir impérativement:

  • lorsque le formulaire de vote est transmis par courrier électronique à l’adresse indiquée par le syndic, il est présumé réceptionné à la date de l’envoi (loi juillet 1965, art. 9 bis )
  • lorsque le copropriétaire après avoir adressé son bulletin de vote par correspondance dans le respect des textes décide de participer physiquement  à l’AG quelle que soit la date à laquelle a été établi ou reçu le formulaire de vote par correspondance son bulletin de vote ne sera pas pris en compte
  • si lors de l’AG et au cours du vote la résolution fait l’objet d’un amendement, le votant par correspondance sera alors considéré comme défaillant

 

 

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Loi ELAN - Votes par correspondance
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